Arbeitsanalyse

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Die Arbeitsanalyse untersucht Aufgaben- und Arbeitsvorgänge nach ihrer Art und ihrer Zuordnung in Arbeitsabläufen. Durch die Feststellung z. B. der benötigten Zeit, des Schwierigkeitsgrades, der Zuordnung und der Aufgabenträger trägt sie so zur Ermittlung der rationellsten Art der Organisation bei.

Ergebnis der Arbeitsanalyse ist ein vollständiger und geordneter Überblick aller Aufgabenelemente, die durchgeführt werden müssen, um die Summe aller Aufgaben und damit die Gesamtaufgabe zu erfüllen.

Stufe 1 - Feststellung des Ist-Zustandes (Analyse)
Entsprechend der Aufgabenstellung werden die Arbeitsabläufe sowie Zeiten und Kosten ermittelt. Dabei wird z. B. festgestellt, dass sich die Tätigkeiten des Personals folgendermaßen aufteilt:
     • Kundenkontakt                                     32 %
     • Arbeit mit Ware                                    15 %
     • Sonstige Arbeit im Verkaufsraum     10 % ...
• Es wird festgestellt, dass ständige Gänge ins Lager unternommen werden müssen.
• Hohe Mindestbesetzung durch Bedienungstheken erforderlich
• Kundenfrequenz wird festgestellt und festgehalten
     • Von 09:00 bis 11:00 Uhr                   20 % Kunden
     • Von 11:00 bis 15:00 Uhr                   30 % Kunden ...

Stufe 2 - Auswertung des Untersuchungsergebnisses (Kritik)
Das Untersuchungsergebnis muss ausgewertet werden, indem man es kritisch hinterfragt und indem man Vergleichszahlen zu anderen Betrieben der Branche mit gleicher Verkaufsform heranzieht.
• z. B. Warum ist der Anteil der Arbeit im Kundenkontakt so gering?
• z. B. Sind 20 % Verkaufsbereitschaft ausreichend, zu viel oder zu wenig?

Stufe 3 - Ausarbeitung von Verbesserungsvorschlägen (Synthese)
Die Verbesserungsvorschläge müssen sich nach den räumlichen, personellen und organisatorischen Gegebenheiten des Betriebes, seiner unternehmenspolitischen Konzeption sowie den Kosten bzw. Einsparungen richten.
• z. B. Schaffung von Vorwahlmöglichkeiten
• z. B. Trennung der Tätigkeiten in Lager und Verkauf
• z. B. Schaffung von Mittelpunktkassen mit Kassiererin und Packhilfe

Stufe 4 - Einführung der neuen Arbeitsverfahren (Implementierung)
Die neuen Regelungen müssen den Mitarbeitern von der Unternehmensleitung und den einzelnen Führungskräften in den Abteilungen "verkauft" werden, oftmals im Kampf gegen Tradition, Prestige und Prinzipien.
• z. B. Genaue Unterrichtung über die Neuerungen und Hintergründe
• z. B. Motivation der Mitarbeiter damit Neuerungen akzeptiert und verwirklicht werden

Sachliche Voraussetzungen müssen rechtzeitig geschaffen werden:
• z. B. Preisauszeichnung im Lage
• z. B. Beschaffung neuer Warenträger
• z. B. Einstellung von neuen Kräften/Teilzeitkräften für Warenannahme

Stufe 5 - Erfolgskontrolle
Nach einer angemessenen Zeit ist zu überprüfen, ob die neuen Maßnahmen erfolgreich waren. Die Kontrolle muss nach folgenden Gesichtspunkten erfolgen:
• z. B. Vergleich des eingeführten neuen Arbeitsverfahrens (Ist-Zustand neu) mit seinerzeit festgestellten Ist-Zustand (besser/gleich/schlechter).
• z. B. Vergleich des eingeführten neuen Arbeitsverfahrens (Ist-Zustand neu) mit dem geplanten Arbeitsverfahren (Soll-Zustand), um festzustellen,
  inwieweit die Planung in die Realität umgesetzt wurden bzw. in der Realität korrigiert werden müssen.