Informationsorganisation

Vorschau: 

Sektoren der Volkswirtschaft
Die Entwicklung der Informationstechnik und die Bedeutung der Informationen als Produktionsfaktor kann auch daran abgelesen erden, dass die in der Volkswirtschaftslehre verbreite Drei-Sektoren-Hypothese seit etwa Mitte der 80er Jahre des letzten Jahrhunderts um einen vierten Sektor erweitert wurde.
• Der primäre Sektor besteht aus Land-, Forstwirtschaft und Fischerei
• Der sekundäre Sektor besteht aus Bergbau, Industrie und Handwerk
• Der tertiäre Sektor besteht aus Dienstleistungen (Handel, Verkehr, Kreditwesen, Versicherungswirtschaft, Gesundheitsdienst und
  Bildungs- und Sozialwesen)
• Der mittlerweile hinzugefügte vierte Sektor besteht aus der Informationswirtschaft.

Konstellationen
• Informationen werden zwischen Menschen ausgetauscht
• Informationen werden zwischen Maschinen ausgetauscht
• Informationen werden zwischen Menschen und Maschinen ausgetauscht

Informationsbedarf
Informationen als zweckbezogene Nachrichten werden in einer Organisation zu unterschiedlichen Zwecken gebraucht:
• Zur Planung
• Zur Entscheidungsfindung
• Zur Durchführung
• Zur Kontrolle

Planungsinformation
Dienen der Leitung bzw. Vorgesetzten als Grundlage für Planungsvorgänge ( strategische Investitionsplanung oder Planung der Tagesroutine).

Entscheidungsinformation
Stellen die Grundlage für konkrete Entscheidungen (z. B. aufbereiteter Angebotsvergleich von der Entscheidung für die Anschaffung einer neuen Maschine).

Durchführungsinformation
Stellen sämtliche relevante Angaben dar, die benötigt werden, um einen Arbeitsvorgang korrekt ausführen zu können (z. B. Inhalt der Aufgabe, zur Verfügung stehende Ressourcen, Terminangaben).

Kontrollinformation
Liefern Aussagen über den Erfüllungsgrad der Aufgabendurchführung bzw. die Prozess-und Produktkonformität mit den geplanten Anforderungen.

Informationsanalyse
Um den Informationsbedarf zu identifizieren, ist eine systematische Informationsbedarfsanalyse erforderlich. Sie zielt darauf ab, die Summe alle Informationen aufzulisten, die notwendig sind, um Aufgaben so ablaufen zu lassen, dass die Zielsetzung des entsprechenden Aufgabenkomplexes erreicht werden.
• Inhalt → Welche Informationen werden benötigt?
• Häufigkeit → Wie häufig wird eine Information benötigt?
• Form → In welcher Form soll die Information vorliegen?
• Medium → Wie soll eine Information transportiert werden?
• Wertigkeit → Wie wichtig ist eine Information für die Aufgabenerfüllung?

Informationswert
Eine Bedarfsanalyse geht davon aus, dass jede Beschaffung oder Erarbeitung von Informationen Kosten verursacht. Diese Kosten sollte daher ein möglicher Ertrag gegenüber stehen, der durch die Verwendung der Informationen erzielt werden kann. Der Informationswert bemisst sich daran, inwieweit er finanziell einen Mehrwert (gegenüber den Kosten) erzielt bzw. organisatorisch den Grad der Aufgabenerfüllung und die Prozessgestaltung verändert.

Informationstechnologie
Die Informationsorganisation ist heute zentraler Wettbewerbsfaktor für Unternehmen und wesentlich mit dem zweckmäßigen und effizienten Einsatz von Informationstechnologie verbunden.

Informationsbeschaffung
Der Informationsbedarf eines Unternehmens ist einerseits durch interne Informationen zu decken. Diese werden in den betrieblichen Arbeitsprozessen selbst erzeugt und aufbereitet (z. B. betriebliche Kennzahlen, Besprechungsergebnisse, usw.). Andererseits ist es auch notwendig, externe Informationen außerhalb der Organisation gezielt zu beschaffen und weiter zu verwenden (z. B. Marktinformationen, Kundenanforderungen, usw.)

Informationsquellen
• Fachtagungen, Fachforen
• Online-Recherchen (Internet)
• Dokumentationen, Fachbücher und -zeitschriften
• Zusammenarbeit mit Instituten (Marktforschungsinstitute)
• Datenanalyse aus dem Unternehmen (interne Statistiken)
• Veröffentlichungen von Branchen-oder Berufsverbänden, Industrie-und Handelskammern
• Rückmeldung aus persönlichen Gesprächen (Mitarbeitergespräche, Kundenkontakte, Messebesuche)

Informationsmanagement als Teil einer Fachabteilung
Bei dieser Eingliederungsform werden den verschiedenen Abteilungen eigene Funktionen des Informationsmanagements zugeordnet. So entsteht eine aufgabenspezifische, verteilte Durchdringung des Unternehmens.

Informationsmanagement als Stabsstelle
Bei dieser Eingliederungsform wird berücksichtigt, dass leitende Funktionen eine andere Art von Informationen (z. B. Planungsinformationen) benötigen als ausführende Funktionen (z. B. Durchführungsinformationen). Stabstellen werden daher i. d. R. mit Spezialisten besetzt, welche eine Entlastung der Führungskräfte bewirken sollen.

Informationsmanagement als Linienabteilung
Bei dieser Eingliederungsform wird eine eigenständige Abteilung "Informationsmanagement" gleichberechtigt neben anderen Abteilungen eingeführt. Die Gleichstellung unterstützt positiv den Kontakt zu anderen Abteilungen. Die meist fehlende bereichsübergreifende Abstimmung der Aufgabenstellung kann sich jedoch negativ auswirken.

Definition Information
Informationen können allgemein als zweckbezogene Nachricht beschrieben werden, die von einem Absender ausgehen und für einen oder mehrere Empfänger bestimmt sind. Informationen haben daher immer zwei Pole: den Informationsgeber oder -bereitsteller und den Informationsempfänger oder -abrufer. Immer dann, wenn ein Informationsaustausch tatsächlich stattfindet, spricht man von Kommunikation.

Definition Informationssystem (IS)
Unter einem Informationssystem (IS) versteht man eine Anzahl von Menschen und Maschinen, die Informationen erzeugen und/oder nutzen und durch Kommunikationsbezeichnungen miteinander verbunden sind. Weil soziale (Mitarbeiter) und technische Komponenten (Maschinen) zusammenwirken, gehören Informationssysteme zu den sozio-technischen Systemen.

Definition Informationstechnologie (IT)
Die Gesamtheit an Hardware, Software und Kommunikationseinrichtungen stellt die Informationstechnologie (IT) dar.

Definition Wissensmanagement
Unter Wissensmanagement versteht man ein Managementinstrument, das die Wissensbasis eines Unternehmens zu steuern versucht. Wissen ist im Gegensatz zur Information an Menschen als Wissensträger gebunden. Es entsteht wenn Menschen Daten oder Informationen situationsbezogen verarbeiten, anhand ihrer bisherigen Erfahrungen bewerten und mit dem vorhandenen Wissensbestand verknüpfen.

Unterstützung des Wissensmanagements
Data-Warehouse
     • In Data-Warehouse (Datenlager) ist eine zentral angelegte Datensammlung (meist eine Datenbank), deren Inhalt sich aus Daten
       unterschiedlicher Quellen zusammensetzt.
Data-Mining
     • Data-Mining ermöglicht das automatische Auswertung von Datenbeständen, z.B. auf der Grundlage eines Data-Warehouse, mit Hilfe von
       statistischen und anderen Verfahren. Ziel ist dabei z. B. das Aufspüren von Regeln und Mustern bzw. statistischen Auffälligkeiten. So lassen
       sich z. B. Änderungen im Verhalten von Kunden oder Kundengruppen aufspüren und Geschäftsstrategie darauf ausgerichtet.