Beschaffungsprozess

Vorschau: 

Schritte des Beschaffungsprozesses
1. Bedarfsfeststellung
2. Ermittlung von Bezugsquellen
3. Angebotseinholung
4. Angebotsvergleich
5. Lieferantenauswahl
6. Bestellung
7. Kontrolle der Lieferung

Möglichkeiten Bedarf auszulösen
• Durch eine Anforderung im Rahmen eines Kundenauftrages
• Durch laufende oder wiederkehrende Anforderungen
• Durch das Erreichen bestimmter Lagerkennzahlen

Ermittlung von Bezugsquellen
• Bei der Ermittlung von Bezugsquellen stehen vielfältige Informationsquellen zur Verfügung:
       • Suchmaschinen über das Internet
       • Empfehlungen von Geschäftsfreunden
       • Besuche von Fachmessen und Ausstellungen
       • Informationen von Fachverbänden und Kammern
       • Gedruckte Branchenverzeichnisse, Zuliefererkataloge und Fachzeitschriften

Elektronische Märkte
Auktionen
     • Bei einer Auktion erwirbt in der Regel derjenige Nachfrager das Gut, der das höchste Gebot abgibt.
Kataloge
     • In einem katalogbasierten Marktplatz sind die Angebote verschiedener Anbieter zusammengefasst.
Ausschreibung
     • Bei ausschreibungsbasierten Marktplätzen können die Nachfrager selbst Ausschreibungen formulieren und bei den Anbietern im
       Markt Angebote anfordern.

Branchenverzeichnis
Verfügbarkeit
     • Mittel: Wenn die benötigten Publikationen im Unternehmen vorhanden sind, können diese direkt eingesetzt werden. Falls nicht,
                  müssen diese zunächst beschafft werden, was den Prozess der Bezugsquellenermittlung verzögern kann.
Handhabung
     • Gut: In Katalogen kann anhand von alphabetischen Registern und Indizes gut recherchiert werden. Nachteil: Teilweise sehr
               umfangreiche Druckerzeugnisse müssen archiviert und regelmäßig aktualisiert werden, was einen hohen Aufwand mit sich bringt.
Kosten
     • Mittel: Viele Kataloge und Verzeichnisse können zwar kostenlos bezogen werden, aber die Archivierung und Aktualisierung erfordert einen
                  hohen personellen Aufwand, der berücksichtigt werden muss.
Informationsqualität
     • Mittel: Informationsqualität hängt von der Art der Publikation ab. Klassische Branchenverzeichnisse beschränken sich auf die Bereitstellung
                  von Kontaktinformationen.

Fachmessen und Ausstellungen
Verfügbarkeit
     • Niedrig: Fachmessen und Ausstellungen werden zwar regelmäßig aber nur mit geringer Häufigkeit und nur an bestimmten Orten durchgeführt.
Handhabung
     • Gut: Auf einer Messe besteht die Möglichkeit, in kurzer Zeit Kontakt mit einer Vielzahl von potenziellen Lieferanten aufzunehmen.
Kosten
     • Hoch: Neben den Gebühren für den Eintritt fallen Reiskosten an. Außerdem müssen die Kosten für die Abwesenheit vom Arbeitsplatz
                 hinzugerechnet werden.
Informationsqualität
     • Hoch: Auf Fachmessen können im Gespräch mit Lieferanten sehr gezielt auch spezielle Informationen eingeholt werden. Außerdem ist es
                 möglich, einen unmittelbaren Eindruck von der Beschaffenheit der Produkte zu erhalten.

Internetverzeichnis
Verfügbarkeit
     • Hoch: Das Internet kann ohne zeitliche Verzögerung unmittelbar am Arbeitsplatz genutzt werden.
Handhabung
     • Sehr gut: Spezielle Portale/Marktplätze bieten vielfältige Recherche Möglichkeiten.
Kosten
     • Niedrig: Außer den Kosten für die Internetverbindung fallen in der Regel keine weiteren Kosten.
Informationsqualität
     • Mittel: Die Qualität der Informationen ist sehr unterschiedlich. In der Regel sind die Anbieter selbst daran interessiert, die
                  Produktinformationen ständig aktuell zu halten.

Lieferantendatei
• Bankverbindung
• Preise der bestellbaren Ware
• Anmerkungen zur Qualität der Waren
• Anmerkungen zur Zuverlässigkeit des Lieferanten
• Warenangebote des Lieferanten mit Artikelnummern
• Name, Anschrift, Telefon-und Faxnummer und Internetadresse des Lieferanten

Warendatei
• Auflistung möglicher Lieferanten für benötigte Waren
• Im Unternehmen benötigte Waren mit Artikelnummer

Angebotseinholung / Angebotsvergleich
• Es müssen Informationen eingeholt werden
     • in welcher Qualität,
     • zu welchen Terminen,
     • zu welchen Preisen und Zahlungsbedingungen
       die Ware bezogen werden kann. Zu diesem Zweck werden Anfragen an die potenziellen Lieferanten gestellt. Solche Anfragen können
       allgemein formuliert sein oder sich auf einen konkreten Bedarf beziehen.
• Bei einer allgemeinen Anfrage werden lediglich unverbindlich weitere Informationen über bestellbare Waren und Preise angefordert.
• Liegt ein tatsächlicher Bedarf vor, muss eine konkrete Anfrage gestellt werden.

Angaben für konkreten Bedarf
• Benötigte Mengen
• Bezeichnung der Ware
• Art der verlangten Eigenschaften
• Gestaltung der Lieferbedingungen

Lieferantenanalyse
Um die Lieferanten systematisch zu beurteilen, kann man die Nutzwertanalyse anwenden. In einem ersten Schritt wird die Gewichtung der Kriterien festgelegt. Sehr wichtige Kriterien erhalten die zehnfache Gewichtung, durchschnittlich wichtige Kriterien werden fünffach und weniger wichtige Kriterien werden nur einfach gewichtet. Für die Erfüllung der Kriterien werden Punkte von 0 bis 10 vergeben. Daraus ermittelt man dann die gewichteten Punkte. Zum Schluss addiert er diese Werte der einzelnen Anbieter.

ABC-Analyse
Um die Beschaffung im Unternehmen zu verbessern, kann eine ABC-Analyse durchgeführt werden. Da nicht für alle Materialien eine exakte Planung, Durchführung und Kontrolle des Beschaffungsvorgangs vorgenommen werden kann, sollen mit Hilfe der ABC-Analyse Schwerpunkte gesetzt werden. Es werden die wertmäßig wichtigsten Materialen ermittelt, auf die sich dann die Optimierung der Beschaffungsabläufe konzentrieren soll.

Schritte der ABC-Analyse
• In einem ersten Schritt werden alle Güter mit der jeweiligen Bestellmenge und dem Stückpreis erfasst. Durch Multiplikation der Menge mit dem
  Preis ermittelt man für jeden Artikel den Bestellwert. Dann bildet man eine Rangfolge der Artikel nach der Höhe der Bestellwerte.
• Im Nächsten Schritt werden die prozentualen Wertanteile der Einzelpositionen am gesamten Bestellwert ermittelt, indem die prozentualen
  Wertanteile aufaddiert werden. Dann kann erkannt werden, auf welche Gruppe von Gütern der höchste Wertanteil der gesamten Bestellsumme
  entfällt.

Konsequenzen aus einer ABC-Analyse
• Eine besondere Beobachtung des Beschaffungsmarktes für die Gruppe der C-Güter ist nicht notwendig, stattdessen sollte man sich auf den
  Beschaffungsmarkt für die Gruppe der A-Güter konzentrieren.
• Der Lagerbestand an A-Gütern sollte so gering wie möglich gehalten werden.
• Es sollte mit den Lieferanten der A-Güter intensive Einkaufsgespräche führen und Preisnachlässe aushandeln.

Lieferbedingungen
• Vollständige Kostenübernahme
     • ab Werk
     • ab Lager
Teilweise Kostenübernahme
     • frei Waggon
     • ab Empfänger
     • ab Bahnhof hier
     • ab Versandstation
     • frei dort, frei Bahnhof dort
Keine Kostenübernahme
     • frei Haus
     • frei Lager

Gesetzliche Regelungen für Liefer-und Zahlungszeitpunkt
• Wenn nichts über die Lieferzeit vereinbart wurde, kann der Lieferer sofort liefern und der Käufer kann seinerseits sofortige Lieferung verlangen.
• Wenn über den Zeitpunkt der Zahlung nichts vereinbart wurde, hat der Käufer sofort nach Erhalt der Lieferung zu zahlen.

Zahlungsbedingungen
• Vorauszahlung (vor Erhalt der Ware)
• Anzahlung (ein Teil der Zahlung vor Erhalt der Ware, Rest nach Erhalt der Ware)
• Sofortige Zahlung bei Erhalt der Ware (Barzahlung, Nachname oder sofort Überweisung)
• Zahlung nach Ablauf einer vereinbarten Frist
• Ratenzahlung (Zahlung in mehreren Raten in bestimmter Höhe innerhalb eines vereinbarten Zeitraums.

Arten von Preisnachlässen
Skonto
     • Preisnachlass für eine vorzeitige Zahlung (Vorauszahlung) sofern ein Zahlungsziel in Anspruch genommen wird.
Bonus
     • Nachträgliche Prämie auf einen bestimmten Gesamtbestellwert innerhalb eines vereinbarten Zeitraums.
Rabatt
     • Ein frei ausgehandelter Preisnachlass.